Og hvordan kan det lade sig gøre, tænker du måske. Lad os begynde fra begyndelsen.

Udfordringen med Esbjerg Rådhus møderum opstod, da der var mange bookede møder, hvor personalet ikke afbestilte det, når et møde blev aflyst. Det gjorde, at stod en kollega og skulle bruge et mødelokale ad hoc, ville det være optaget.

I samarbejde med Esbjerg Kommune har vi implementeret møderumskærme uden for alle deres mødelokaler. Skærmene fik den funktion, at du skal melde din ankomst til et mødelokale inden for 15 min (5 min før mødestart og 10 min eftermøde start), hvis ikke du gjorde dette, så blev mødelokalet frigivet. Man kan ikke nødvendigvis trække denne model ned over alle typer medarbejdere og derfor blev der også lavet en liste, med personer som altid vil få godkendt sine bookede mødelokaler. Det kunne fx være chefer og sekretæren m.f.

Få overblik over bookingstatus i hele bygningen fra nærmeste skærm

Ønsker man at booke et mødelokale ad hoc, kan personalet blot gå til nærmeste mødelokale. Her kan de enten booke det lokale, de står ved, hvis det er ledig, eller de kan få et overblik over hvilke andre mødelokaler i hele bygningen, der er tilgængelige. Det er fx en stor tidssparer i en bygning på størrelse med Esbjerg Rådhus, fordi det kan være tidskrævende at skulle gå alle etagerne rundt, for at finde et ledigt mødelokale/samtalerum.

Denne effektivisering af mødelokaler har gjort at man på rådhuset har kunne reducere mødelokalerne og samtalerummene, fordi det ikke længere var nødvendigt med så mange.

Dagligt har rådhuset 1-2 møder som aflyses og med de nye møderumsskærme, kan der nu afholdes andre møder i disse lokaler.