Vi har i samarbejde med LINAK været med til at effektivisere deres procedure for mødebookinger, forplejning samt booking af firmabiler på deres hovedkontor i Sønderborg. Et puslespil som førhen foregik på papir, men nu er ført online.

Det er nu muligt for medarbejderne, at når de opretter et nyt møde i deres Outlook, så kan de booke et tilhørende mødelokale og en bid mad fra kantinen.

Praktisk set blev der oprettet 8 forskellige menukort, som de har mulighed for at få leveret til møderne af husets kaffepiger. Deadline for bestilling er den foregående dag inden kl. 12. Forsøger en medarbejder at bestille efter denne deadline, vil medarbejderen skulle afvente bekræftelse fra kantinen, der manuelt går ind og vurdere, om de kan nå det.

Forplejningsbestillinger direkte til kantinepersonalet

I kantinen har de en tablet med LiveConnect, og der vises en notifikation hver gang, der tikker en bestilling ind. I LiveConnect kan de skabe sig et overblik over ordre, der er færdige og hvilke der mangler. Det er også her personalet ændrer status på en ordre, til at den er bekræftet eller at den afsluttet.

Ud over en digital effektivisering af mødebookinger samt forplejning, så har vi også leveret en løsning, der gør det nemt at booke en af firmabilerne, til hvis man fx skal på kundebesøg. Førhen blev det nemlig også gjort i papirform. Nu er det altså også muligt at gøre dette via Outlook, netop som hvis man skulle booke et mødelokale. Når bookingen er foretaget bliver den sendt til en administrativ medarbejder, som bekræfter eller afviser bookingen.

De nye løsninger har gjort, at LINAK kan droppe papirløsningerne, og dermed optimere de tunge arbejdsgangene med at vedligeholde et overblik – både i administrationen, kantinen og hos kaffepigerne.

Digital velkomst til gæster
Det er også vigtigt at nævne den nye check-in løsning, som er blevet sat op ved hovedindgangen.

Når LINAK får gæster i huset, kan de foretage en check-in. Når de trykket på skærmen vil der blive sendt en besked til den pågældende person, som de skal afholde møde med, at de er ankommet. Der sparer både personalet tid, ved at de ikke skal stå og vente ved indgangen, men det hjælper også gæsterne. Der så vil blive taget imod, så snart de ankommer.

Kort om LINAK
LINAK har siden 1982 produceret og eksporteret lineære aktuatorer. Lineære aktuatorer er elektriske enheder, der anvendes, hvor der er brug for en bevægelse til at løfte, sænke, trække, trykke eller tippe. LINAKs produkter kan du bl.a. finde i hæve/sænkeborde, behandlerstole eller elevationssenge. De dækker en bred vifte af brancher som fx landbrug, hospitaler, marine, køkken og industri.